Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован, а за его несоблюдение могут применяться санкции. В статье мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

• законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

• для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
• для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:

• «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
• Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

О нюансах организации архива в компании или у ИП рассказал инспектор по труду Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В.И. Неклюдов. Изучите разъяснения чиновника, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+. Это бесплатно.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Какие кадровые документы нужно хранить, чтобы не проиграть в суде с работником

КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.

Где сказано что и сколько нужно хранить?

Иной раз приходится слышать, что раз нет единого перечня кадровых документов, закрепленного нормативно, то нет оснований для хранения каких-то особых документов (конечно, за исключением трудовых книжек, потому что их значение всем понятно и никем не оспаривается).

Такой нигилизм не имеет под собой никаких оснований. В частности, сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень), соблюдать требования которого придется в силу прямого указания закона (ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).

Статья 22.1 Закона об архивном деле обязывает хранить документы по личному составу:

• 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
• 50 лет , если это событие произошло после этой даты.

Нет возможности выделить площади под кадровый архив? Не беда: передайте эти функции на аутсорс профессионалам архивного дела в « Делис Архив » — одной из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.

Перечень может устанавливать иные сроки для конкретных документов, которые должны соблюдаться (п. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле), и это, в частности, документы:

Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за тем, когда делопроизводство было закончено (для документов), с 1 января года, следующего за годом окончания ведения для книг, журналов, реестров.

Желаете оптимизировать объемы кадрового архива — оцифруйте все, что возможно. Тем более что сейчас можно заказать сканирование кадровой документации и получить год бесплатного использования программного комплекса «Электронный архив» .

Хранить обязательно

Несмотря на то, что понятия «кадровые документы» в законе нет, абсолютно все (в т.ч. и суды) понимают, что под этим понимается. Вот лишь ряд документов, которые во избежание крупных неприятностей должны храниться у работодателя (а при утрате необходимо оформлять их дубликаты).

Трудовые договоры и допсоглашения к ним

Отсутствие трудового договора и допсоглашений к ним не означает отсутствия трудовых отношений. В последнее время суды все чаще не принимают ссылки работодателей на то, что нет документа — нет отношений.

Скорее суды считают эти факты доказательством нарушения работодателем трудовых прав истца ( апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 24 февраля 2021 № 33-2408/2021 по делу № 2-2708/2020 ).

График отпусков

Он по-прежнему обязателен (ст. 123 ТК), а его отсутствие, помимо штрафов от ГИТ, может обернуться также снятием внереализационных расходов ( определение ВС РФ от 06.10.2020 № 307-ЭС20-14127 по делу № А44-5623/2019 ), удовлетворением требований сотрудника о выплате отпускных, в т.ч. компенсацию за их несвоевременную выплату.

Отсутствие графика отпусков — это проблема работодателя , работник не должен из-за этого страдать ( определение Первого Кассационного суда общей юрисдикции от 06.09.2021 № 88-18810/2021 ).

Книги по учету трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности

Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.

Если сотрудник будет утверждать, что не получал своей трудовой и в соответствующей графе отсутствует его подпись, а также то, что не получил от работодателя сведения о трудовой деятельности, то суд с большой долей вероятности обяжет работодателя, помимо прочего, выплатить работнику компенсацию (о пределение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 24.12.2020 № 88-24932/2020 ).

Табель учета рабочего времени

Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.

Суды, подтверждая наличие фактических трудовых договоров, нередко встают на сторону контролеров, которые определяют суммы подлежащих уплате страховых взносов расчетным путем именно потому, что табели учета рабочего времени по всем работникам отсутствуют (п остановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2016 № Ф09-1121/16 по делу № А50-9498/2015 ).

Положение об оплате труда и премировании

Такой документ нужен, если соответствующие нормы отсутствуют в правилах распорядка (ст. 135 ТК). Только этот документ может подтвердить обоснованность выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок).

Иной раз доходит до смешного: только в суде выяснилось, что работодатель совершенно безосновательно выплачивал персоналу ежемесячные премии — ведь условие об этом не содержали ни трудовые договоры, ни положение об оплате труда и премировании ( определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 апреля 2010 № 4755 ).

И это еще далеко не все

Помимо вышеперечисленных документов, работодатели обязаны хранить следующие кадровые документы:

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК)
• положение о персональных данных работников или иной аналогичный документ (ст. 87 ТК);
• локальный нормативный акт с перечнем тех, у кого ненормированный рабочий день (ст. 57, 101 ТК) — если такой список не содержат колдоговор, соглашения, правила распорядка;
• локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК) — если такое положения отсутствуют в правилах распорядка;
• документы о полномочиях на подписание тех или иных документов (ст. 20 ТК);
• документ об утверждении формы расчетного листка;
• положения о филиалах, представительствах;
• положение об аттестации;
• положение об охране коммерческой тайны;
• документы по охране труда;
• график сменности (при соответствующей работе, ст. 103 ТК);
• документы по воинскому учету граждан (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

А также многочисленные приказы (распоряжения) руководителя : о приеме работника на работу или о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о привлечении к сверхурочной работе и оплате и т.п.

Несмотря на процессы цифровизации, совершенно отказаться от бумаги получится не скоро. Не все сотрудники согласны на «оцифровку» кадрового документооборота, работодатели по-прежнему обязаны выдавать бумажные версии документов, касающихся работы, по заявлению трудящихся. Пренебрежение этими фактами и бумажными архивами обязательно выльется в штрафы со стороны ГИТ и судебными процессами, в т. ч. с сотрудниками.

Поручите обслуживание своего кадрового документооборота опытным специалистам. Компания Делис Архив осуществляет полный цикл работы с кадровыми архивами — архивная обработка по требованиям госархивом, хранение, сканирование, исполнение социально-правовых запросов граждан, передача кадровых документов организации при ликвидации в госархив.