Объяснение причин излишков или недостач

Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2019 году

+6 месяцев Клерк.Премиум бесплатно! В образовательном сервисе Клерк.Премиум на полтора года вы получите: ✔︎ мини-курсы каждый день; ✔︎ 450+ вебинаров и 40+ онлайн-курсов; ✔︎ консультации экспертов без ограничений; ✔︎ эксклюзивные статьи-разборы. Только в декабре дарим +6 месяцев Клерк.Премиум в подарок — забирайте и пользуйтесь лучшим. Забрать подарок

Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание.

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
4. Выявить причины излишков или недостачи.
5. Получить пояснения по факту недостачи.

Недостача при инвентаризации: что делать

Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Как оформить

Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:

• размер недостачи в денежном выражении;
• естественная убыль, допустимая для компании;
• рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

• акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
• опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
• сличительная ведомость.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

• списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
• недостача имеет четкое количественное выражение;
• списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

Недостача при инвентаризации: проводки

Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.

Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:

1. При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
2. Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.

Основные проводки при списании недостачи:

Взыскание недостачи с виновных лиц

Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:

1. Данный процесс возможен только в том случае, если с виновным лицом подписан договор о материальной ответственности.
2. Ответственность сотрудника может быть полной или частичной. В зависимости от этого и будет определяться сумма взыскания.

В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:

Оформление результатов инвентаризации: излишки и недостачи

Излишки или недостачи отражают в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Здесь фиксируют расхождения по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении. На основании данного документа оформляют Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Излишки приходуют по оценочной стоимости.

Излишки

Выявленные излишки надо оприходовать.

Пример 1 . В ходе инвентаризации выявлены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 300 руб.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оприходованы излишки материальных запасов

4 105 36 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения»

4 401 10 180
«Прочие доходы»

Недостачи

При выявлении недостач материалы списываются на основании соответствующих актов. При этом стоимость материальных ценностей относят на уменьшение финансового результата текущего финансового года с одновременным предъявлением виновным лицам суммы причиненного ущерба.

Обратите внимание! Для ряда видов материальных запасов введены нормы естественной убыли. Например, для лекарств они установлены приказом Минздрава России от 20 июля 2001 г. № 284 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности». То есть в рамках этих норм недостачу можно списать как естественную убыль.

Списание материальных запасов при выявлении недостач, хищений отражается по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Пример 2. В ходе инвентаризации в учреждении выявлена недостача продуктов питания на общую сумму 800 руб. (в том числе 50 руб. – в пределах норм естественной убыли, 750 руб. – сверх норм естественной убыли). Рыночная стоимость продуктов питания, которые относятся к недостаче сверх норм естественной убыли, – 770 руб. Эта сумма взыскивается с материально ответственного лица. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана естественная убыль материальных запасов в пределах установленных норм

4 401 20 272
«Расходование материальных запасов»

4 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»

Списана с баланса стоимость материальных ценностей по балансовой стоимости

4 401 10 172
«Доходы от операций с активами»

4 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»

Начислена задолженность по выявленной недостаче на виновное лицо

4 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

4 401 10 172
«Доходы от операций с активами»

Списание потерь материальных запасов, пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы, бухгалтер должен отразить по дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».

А вот активы, которые были уничтожены в результате террористических актов (иных действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя), списываются с использованием счета 0 401 10 172.

Про недостачу материальных ценностей и налог на прибыль

В целях гл. 25 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Но учесть данные недостачи можно в случае, если отсутствуют (либо не установлены в хищении) виновные лица, и при наличии подтверждения данного факта документами, выданными уполномоченным органом государственной власти. Что это за документы? Давайте разбираться.

Позиция Минфина: НК РФ не содержит конкретного перечня документов

К сожалению, недостачи материальных ценностей (ТМЦ) в производстве и на складах, на предприятиях торговли, к которым относятся и аптеки, явление нередкое. Если виновное лицо установлено, то все недостачи взыскиваются с этого лица (лиц). При отсутствии конкретного виновного лица расходы взыскать не с кого. И налогоплательщик вправе учесть указанные недостачи в расходах при исчислении налога на прибыль на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Но проблема заключается в том, что сам факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. В связи с чем возникает два вопроса:

какой орган уполномочен выдать такие документы;

какими конкретно документами можно подтвердить факт отсутствия виновных лиц?

Налогоплательщики неоднократно обращались за разъяснениями к контролирующим органам. Представители Минфина данное право подтверждали, но в отношении конкретного перечня документов, которыми можно подтвердить право на включение в расходы убытков от хищений, виновники которых не установлены, констатировали: Налоговый кодекс не содержит списка таких документов (письма от 20.08.2019 № 03-03-06/1/63646, от 27.12.2019 № 07-01-09/102353, от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).

Более того, финансисты подчеркивали: пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не указывает, какие именно документы, подтвержденные уполномоченным органом власти, могут подтвердить факт отсутствия виновных лиц при хищении материальных ценностей, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письма от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65418, от 30.09.2020 № 03-03-05/85839).

Надо отметить, что налогоплательщики интересующей их конкретики так и не добились. Например, в Письме Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81919 представителем сети аптек был задан вполне конкретный вопрос с перечислением документов, позволяющих воспользоваться рассматриваемой нормой, но финансисты повторили лишь приведенные выше разъяснения.

Соответственно, налогоплательщикам нужно исходить из практической реализации пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ и самостоятельно решать вопрос о достаточности документов, подтверждающих факт отсутствия виновных лиц при недостаче ТМЦ.

Отметим, что недостача материальных ценностей – это не всегда хищение. На практике это может быть и некорректный документооборот, и отсутствие должной организации движения ТМЦ. Но в любом случае при установлении факта недостачи материальных ценностей нужно определить: есть ли в том виновные лица? Установление статуса виновного лица – дело соответствующих уполномоченных органов, а именно правоохранительных, таких как органы МВД, прокуратуры, следственного комитета.

Соответственно, уполномоченным органом в данном случае являются правоохранительные органы. Только они могут провести проверку и установить, виновно лицо или нет.

Что касается перечня документов, подтверждающих факт отсутствия виновных лиц, то НК РФ он действительно не установлен. Например, при подаче заявления в полицию по результату проведенных оперативно-разыскных мероприятий могут быть выданы постановление о возбуждении уголовного дела, а также об отказе в возбуждении уголовного дела, постановление о признании потерпевшим, прекращении или приостановке уголовного делопроизводства в связи с невозможностью установления виновного лица или отсутствием такового.

Актуальные судебные решения

При проведении выездных проверок налоговые органы уделяют самое пристальное внимание расходам, учтенным на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, а именно подтверждающим их документам, и зачастую не принимают данный вид расходов к зачету, доначисляя налог на прибыль и применяя штрафные санкции. Рассмотрим актуальные судебные решения, в которых одним из спорных вопросов и были обсуждаемые внереализационные расходы.

Решение Арбитражного суда Пермского края: инвентаризационных документов недостаточно

Общество, осуществляющее торговлю лекарственными средствами, пыталось оспорить решение налогового органа о доначислении налога на прибыль и взыскании штрафных санкций, одним из оснований которого явились внереализационные расходы, учтенные организацией на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ (Решение Арбитражного суда Пермского края от 02.04.2021 по делу № А50-1564/21).

Как следует из материалов дела, АО несло убытки в виде недостачи товаров, выявленной по результатам инвентаризации. В подтверждение убытков в ходе проверки обществом представлены сличительные ведомости и объяснения материально ответственных лиц. Согласно объяснениям, причиной недостачи товаров является «человеческий фактор», связанный с ошибкой комплектации и проверки товаров.

При этом сам факт недостачи у общества ТМЦ налоговый орган не оспаривает, но отмечает, что имущество общества не могло выбыть по не зависящим от него причинам, сам налогоплательщик документально не подтвердил факт выбытия имущества в результате наступления событий, не зависящих от его воли.

Поскольку факт недостачи ТМЦ можно установить только при проведении инвентаризации, суд подробно изучил порядок ее проведения и указал: представленные обществом сличительные ведомости по форме ИНВ-19 свидетельствуют лишь о том, что в ходе проведения инвентаризации выявлена недостача. В данном документе не имеется сведений об отсутствии виновных в этом лиц, а также о фактах хищений, виновники которых не установлены.

Из пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н) следует, что проведение инвентаризации обязательно в том числе при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Суд сослался на п. 31 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (указанный документ утратил силу с 01.01.2021 в связи с изданием Приказа Минфина России от 15.11.2019 № 180н), согласно которому в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (МВД, судебные органы и т. п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Суд резюмировал: при установлении факта порчи имущества должны быть установлены виновные в этом лица. Только если они не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, недостача ТМЦ может быть включена в расходы в целях налогообложения прибыли. Отсутствие виновных лиц по выявленным фактам порчи имущества должно быть документально подтверждено. Аналогичным образом в расходы включаются убытки от хищений, виновники которых не установлены, – в таких случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Поскольку недостача может возникнуть по вине сторонних юридических лиц (например, необеспечение договорных условий по поставке) или физических лиц (например, хищение, умышленные противоправные действия персонала организации или сторонних лиц), при списании сумм материального ущерба, нанесенного недостачей или порчей товара, возникает необходимость установить лицо, виновное в этом, и только если оно отсутствует или не установлено, отнести соответствующие недостачи и порчу товара на расходы в целях налогообложения прибыли.

В рассматриваемом случае виновные в хищениях и недостачах лица обществом не устанавливались, убытки с материально ответственных должностных лиц не взыскивались. Фактически указание общества на недостачу товара является произвольным, без установления действительных причин выбытия товара.

Таким образом, акты списания не являются доказательствами наличия обстоятельств, при которых появилась необходимость списать те или иные товары, в связи с чем доводы налогового органа в данной части обоснованны.

Обращение в апелляционную инстанцию также не привело к желаемому результату: суд поддержал своих коллег из первой инстанции и отказал АО (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2021 по рассматриваемому делу).

Суд апелляционной инстанции добавил, что обстоятельства, связанные с ненадлежащей организацией хозяйственной деятельности общества, субъективные причины (значительный товарный оборот, наличие большого количества товаров и заказов) не могут являться основанием для учета возникших недостач или убытков в качестве расходов при отсутствии документального подтверждения соответствующей причины выбытия имущества и наличии материально ответственных лиц. Кроме того, как следует из представленных налогоплательщиком документов, недостающий товар мог быть реализован покупателям (ошибка комплектации и проверки заказов), что свидетельствует о реализации товара (без получения оплаты). В рассматриваемом деле у общества отсутствуют какие-либо документы, подтверждающие, что товар был похищен и что виновные лица при этом не установлены (представленные налогоплательщиком сличительные ведомости лишь фиксируют факт отсутствия товара, но не содержат информации о причинах этого отсутствия).

Налогоплательщик планирует и дальше отстаивать свои интересы – заседание кассационной инстанции (АС УО) назначено на 28.09.2021.

Но шансов признать решение налогового органа недействительным по приведенному эпизоду у налогоплательщика мало. Так, в Определении от 14.01.2021 № 304-ЭС20-21549 по делу № А45-21326/2019 ВС РФ подтвердил, что в нарушение положений пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ налогоплательщиком не представлено документального подтверждения заявленных расходов в виде убытков от хищения ТМЦ. Обстоятельства этого дела схожи с рассмотренными выше: при осуществлении деятельности общество несло убытки в виде недостачи товаров, которые возникали, в частности, в связи с хищениями товара. Общество в обоснование учета в составе расходов недостающего товара представило сличительные ведомости по форме ИНВ-19, составленные по результатам проведенных инвентаризаций, из которых следовало, что часть числящегося по данным бухгалтерского учета товара фактически отсутствует. Иные документы не представлены, в связи с чем налоговый орган пришел к выводу о том, что такой порядок подтверждения расходов не соответствует требованиям НК РФ, что является основанием для доначисления налога на прибыль, НДС и взыскания пеней, штрафов.

Постановление АС ЗСО: подтверждающие документы выданы уполномоченным органом

Суды трех инстанций (Постановление АС ЗСО от 29.09.2020 по делу № А27-26692/2019) единодушно признали решение налогового органа (о неправомерном отнесении обществом во внереализационные расходы на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимости украденного товара, суммы таможенных платежей по украденному товару) недействительным при наличии следующих оснований.

Общество заключило договор на перевозку грузов автомобильным транспортом и транспортно-экспедиторское обслуживание по территории РФ. Однако перевозчик не доставил груз по назначению. По заявлению перевозчика о хищении груза следственным управлением УМВД вынесено постановление о возбуждении уголовного дела и принятии его к производству, указанным постановлением общество признано потерпевшим. В дальнейшем предварительное следствие приостановлено в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.

К сведению: согласно пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ в случае неустановления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление, копию которого направляет прокурору.

На основании пп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ потерпевший вправе получить копию указанного постановления, которым, соответственно, подтверждается факт отсутствия виновных лиц.

Хищение груза в пути, виновники которого не установлены, послужило основанием для отнесения обществом убытка от хищения в процессе доставки приобретенных товаров и суммы таможенных платежей на внереализационные расходы.

Исследовав представленные в материалы дела доказательства, принимая во внимание наличие постановлений следственного управления, суды пришли к выводу о получении обществом убытков в отчетном (налоговом) периоде и соблюдении им условий пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Датой признания убытка от недостачи (хищения) материальных ценностей в случае отсутствия (неустановления) виновных в хищении лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления, а списание на убытки для целей налогообложения прибыли стоимости похищенных ТМЦ производится при применении метода начисления на дату принятия постановления следователем ОВД о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, и при наличии заверенной копии указанного постановления.

Суд отметил: отнесение спорных расходов к внереализационным, предусмотренным пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, по признаку неустановления виновного лица налоговое законодательство связывает с наличием документа, выданного уполномоченным органом государственной власти, подтверждающим факт отсутствия виновных в хищении лиц, данное право не зависит от наличия (отсутствия) источника покрытия понесенного ущерба (Определение ВС РФ от 10.10.2017 № 305-КГ17-14045).

При выявлении факта порчи (хищения) имущества должны быть установлены виновные в этом лица, и только если они не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, недостача ТМЦ может быть включена в расходы в целях налогообложения прибыли. При этом отсутствие виновных лиц должно быть документально подтверждено.

Внереализационные расходы, учитываемые на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, должны быть документально подтверждены правоохранительными органами. Перечень документов, подтверждающих факт отсутствия виновных лиц, НК РФ не установлен.

Как показывает судебная практика, инвентаризационные документы, акты списания не являются доказательствами наличия обстоятельств, при которых налогоплательщик вправе списать те или иные ТМЦ в расходы для целей налога на прибыль.