Сотрудник уходит в отпуск без заявления. Это законно?
Однажды во время собрания сотрудник встанет, пробурчит что-то вроде «я устал» и уйдет из офиса, а вернется только через две недели. Так он возьмет себе отпуск, и это легально.
Читатель Юрий спрашивает:
Сотрудник не пришел в понедельник. Когда я спросил, где это он, сотрудник ответил: “В отпуске”. Я на него очень рассчитывал, а он ушел в отпуск без предупреждения. Да еще сказал, что необязан напоминать об отпуске. Это законно?
Отвечает Анна Моргун, руководитель департамента кадрового учета для клиентов «Яшин и партнеры». Записалa Светлана Дучак, редактор.
Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков
Трудовой кодекс об отпуске:
Каждый сотрудник вправе отдыхать от любимой работы, право на отпуск защищает Трудовой кодекс.
Чтобы определить, кто идет в отпуск в августе, а кто отдыхает в ноябре, работодатель составляет график отпусков. График отпусков — требование Трудового кодекса, нельзя отказаться его составлять, иначе штраф.
Работодатель составляет график раз в год на всю компанию, не позже 16 декабря. В графике отпусков — должности сотрудников, даты и длительность отпусков. Шаблон графика отпусков — на сайте Роструда
Есть работодатели, которые считают, что сотрудник обязан предупреждать об отпуске, отпрашиваться и писать заявление. По Трудовому кодексу у сотрудника нет такой обязанности. Если секретарь Маша есть в графике отпусков, Маша вправе не выйти на работу без предупреждения, заявлений и любых других действий. А вот у работодателя полно дел.
Документы, чтобы отпустить в отпуск
По Трудовому кодексу не сотрудник предупреждает компанию об отпуске, а работодатель напоминает сотруднику, что пора идти отдыхать. Для этого понадобятся уведомление и приказ.
Уведомление. Это официальное напоминание, что такого-то числа надо идти в отпуск, а такого-то возвращаться.
У уведомления есть срок: работодатель передает сотруднику документ за две недели до начала отпуска. Пример уведомления:
Сотрудник расписывается в уведомлении об отпуске. Если нет подписи, это ошибка работодателя: нельзя запретить сотруднику идти в отпуск из-за того, что нет подписи. Шаблон уведомления на сайте Роструда
Приказ. Приказ нужен для бухгалтерии и налоговой, без него не получится рассчитать налоги и доказать, что сотрудник отдохнул положенное время. Приказ должен быть готов за три дня до начала отпуска.
Сотрудник расписывается в приказе, но не оставляет себе. Приказ понадобится на случай проверки и расчета отпускных. Шаблон приказа — на сайте Роструда
Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не подготовил приказ, сотрудник вправе пожаловаться в инспекцию труда.
Когда сотрудник пишет заявление на отпуск
Есть случаи, когда сотрудник обязан составить заявление на отпуск и спросить разрешение, можно ли идти отдыхать. Случаи описывает Трудовой кодекс:
Отпуск не по графику. График отпусков — обязательный документ для сотрудников. Обязательный — значит, что сотрудники ходят в отпуск строго по графику, а не когда вздумается. Если у секретаря отпуск в декабре, а хочет уйти в марте, работодатель вправе отказаться переносить отпуск.
Некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время, несмотря на график:
Но заявление всё равно нужно.
В заявлении сотрудник пишет, почему имеет право на отпуск не по графику. Шаблон заявления на отпуск на сайте Роструда
Отпуск за свой счет. Такой отпуск Трудовой кодекс называет «без сохранения заработной платы», сотрудник в заявлении так и пишет: прошу предоставить отпуск без зарплаты.
Отпустить сотрудника отдыхать за свой счет или нет, решает работодатель. Шаблон заявления на отпуск за счет сотрудника — на сайте Роструда
Отпуск нового сотрудника. Сотрудник, который отработал меньше полугода, может попросить отпуск, и для этого понадобится заявление.
Трудовой кодекс разрешает работодателю отказывать без объяснения причин: может, сейчас работы много или сотрудник работает так себе, зачем баловать.
Штрафы, если ошибиться с отпуском
Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает без заявления, сотрудник вправе пожаловаться в Роструд или обратиться в суд.
Инспекция труда оштрафует, если работодатель:
- не сделал или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
- не отпустил сотрудника в отпуск по графику.
Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5000 рублей, для компании — до 50 000 рублей.
Штрафы — не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить за якобы прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.
Мой совет — отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.
Отпуск не по графику: как избежать нарушений
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается ежегодно графиком отпусков — эту норму ст. 123 ТК РФ помнят практически все работодатели и в середине декабря уже имеют готовый и утвержденный график отпусков. А вот исполняется он не всегда так же четко, как утверждается.
Во многих случаях ни работник, ни работодатель не могут предположить заранее точное время для ухода в отпуск. Со стороны работодателя на решение об отпуске работника не по графику могут повлиять не только просьбы работника и собственные интересы, но и внешние обстоятельства. А пресловутая «производственная необходимость» может возникнуть спонтанно и вне планов самого работодателя, но в этом случае перенос отпуска возможен только с письменного согласия работника и не далее чем на следующий рабочий год (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Со стороны работника планы изменяются по самыми разным причинам.
Поэтому нередко в конце года можно констатировать: график отпусков исполнялся лишь частично, основная же масса отпусков предоставлена не по графику. И здесь кадровику и бухгалтеру становится не по себе. Прежде всего страшно из-за того, что непонятно, ждет ли работодателя наказание за то, что график так плохо исполнялся, но при этом все (и работники, и работодатель) остались довольны. Еще страшнее, если не выполнялись требования о заблаговременном уведомлении и оплате за три дня до отпуска.
Но давайте рассмотрим все по порядку.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ОТСУТСТВУЕТ — ЭТО БЕЗУСЛОВНОЕ НАРУШЕНИЕ
За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в размере:
- для юрлица — от 30 до 50 тыс. руб.;
- для ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- для ответственных должностных лиц организации — предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. руб.
Никаких способов минимизации риска наступления ответственности, кроме как своевременного утверждения графика отпусков, не существует.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ЧАСТИЧНО ИЛИ ПОЛНОСТЬЮ НЕ ИСПОЛНЯЕТСЯ — ЭТО НЕ ВСЕГДА НАРУШЕНИЕ
График отпусков обязателен для работника и работодателя[1]. По общему правилу график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года[2].
В отличие от полного отсутствия утвержденного графика факт неисполнения графика отпусков довольно легко можно исправить: для этого нужно всего лишь иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок.
Если работодатели пользуются унифицированной формой № Т-7[3], то все изменения в графике отпусков будут отражаться в предусмотренных для этого графах:
- новая дата отпуска — в графе 7 (а также дублируется в графе 9);
- основание перенесения (например, заявление работника) — в графе 8.
Нарушения:
- не иметь графика отпусков;
- не предоставлять отпуск по графику, если нет заявлений от работников;
- не информировать работника о дате начала отпуска, если отпуск предоставляется по графику;
- не выплатить работнику отпускные в установленный срок.
Нюанс и парадокс
Если не предоставить отпуск по графику, то работодатель может быть не только оштрафован — работник может подать на него в суд и отсудить компенсацию морального вреда. Однако с требованиями предоставить отпуск в действительности оказалось не все так просто:
- пока суд да дело, требовать предоставить отпуск по графику становится нелогичным и даже утопичным, ведь предусмотренный по графику период по факту уже прошел;
- требования работника обязать работодателя предоставить отпуск вне графика тоже не подлежат удовлетворению даже судом — закон не предоставил право суду обязывать работодателя предоставить отпуск работнику вне графика, если у того нет льготного права использовать его в удобное для него время.
Рассматриваемый пример из судебной практики в этой ситуации показателен. Увы, но получается, что работодатель, не отпустивший работника в отпуск по графику, рискует лишь своими деньгами. Законным способом нельзя заставить его предоставить этот отпуск работнику, не имеющему льготу по его использованию в удобный для себя период, даже если нарушение графика — вина работодателя. А на следующий год ситуация может повториться или, что еще хуже для работника, работодатель утвердит график отпусков, не спрашивая у работника его пожеланий (имеет на это право в отношении всех работников, не обладающих льготным статусом использовать отпуск в удобное для них время), и намеренно отправит такого строптивого и отстаивающего свои интересы работника в отпуск в самое неподходящее для реального отдыха время (например, в слякотный ноябрь или морозный февраль).
В ГРАФИКЕ ПРЕДУСМОТРЕНА ЛИШЬ ЧАСТЬ ОТПУСКА — ЭТО НАРУШЕНИЕ
Довольно часто камнем преткновения для кадровиков становятся работники, которые приняты в середине года или в его второй половине. По сути, за полгода к дате утверждения графика отпусков они заработали лишь на половину отпуска, которую работодатель и отражает в графике. Однако это неправильный подход.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
С учетом этого в графике отпусков работникам, которые к моменту начала нового календарного года уже отработали(-ют) шесть месяцев, отпуск следует предусматривать в полном объеме.
Сотрудник не идет в отпуск: почему это плохо для бизнеса
В 2022 году лишь 37% работников планируют взять отпуск летом, а остальные предпочитают остаться на рабочем месте из-за финансовых проблем, сложностей с безналичными расчетами за рубежом и другими ограничениями. Однако подобное трудолюбие может принести немало проблем работодателю. Расскажем, как не нарушить закон и договориться с работниками.
Отпуск по закону: как правильно все организовать
Всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Для некоторых категорий граждан предусмотрены и более длительные отпуска: например, для несовершеннолетних – 31 день, для инвалидов – 30 дней, для педагогов – 42 или 56 дней (зависит от должности работника и вида образовательного учреждения). По своей инициативе работодатель вправе увеличить продолжительность отпуска для любых категорий работников.
Чтобы претендовать на отпуск, сотрудник должен отработать не менее 6 месяцев, однако по договоренности с руководством отправиться на отдых работник может и раньше.
Что же нужно сделать, чтобы организовать отпуска работников правильно?
В конце года, не позднее чем за две недели до его окончания, нужно составить и утвердить график отпусков. В 2022 году это нужно сделать до 17 декабря.
Ознакомить под подпись всех сотрудников с этим документом, так как график обязателен к исполнению для обеих сторон – и работодателя, и работников.
В случае изменений (перенос, отмена отпуска по производственной необходимости) график корректируют, а работников, которых затронули перемены, повторно знакомят с документом под подпись.
За две недели до наступления отпуска работодатель должен письменно предупредить об этом работника. Если сотрудник уходит в отпуск по графику, то заявление от него не требуется: достаточно оформить приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под подпись. Форму и способ уведомления об отпуске работодатель вправе выбирать самостоятельно.
Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска организация должна выплатить отпускные. Иногда сотрудники просят отпустить их в отпуск пораньше – в этом случае работодатель рискует попасть на штрафы от трудовой инспекции: если бухгалтерия не выплатит отпускные минимум за три дня до начала отдыха, то нарушит установленные законом сроки выдачи денег. Именно поэтому подобных ситуаций лучше избегать.
В табеле учета рабочего времени все дни отпуска нужно отразить кодом «ОТ» или «09».
При составлении графика, в первую очередь, следует опросить льготные категории работников, которые имеют право пойти на отдых в удобное для них время:
несовершеннолетние (до 18 лет);
совместители – они должны выйти в отпуск в то же время, что и по основному месту работы;
многодетные, имеющие трех или более несовершеннолетних детей;
жены военных – они имеют право уйти в отпуск в то же время, что и мужья;
усыновители детей младше 3 месяцев;
мужья, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам;
женщины, уходящие в отпуск перед декретом или сразу после него.
Пожелания остальных работников учитывать можно, но не обязательно.
Что делать, если работник отказывается от отпуска?
Если работник не хочет уходить в отпуск и отказывается подписывать график отпусков, работодатель должен зафискировать отказ. Для этого составляется акт в произвольной форме с указанием всех обстоятельств отказа. При этом сам факт отказа не является основанием для пересмотра или изменения уже составленного графика, а также не снимает с работника обязанности по его соблюдению.
Составить акт придется и в том случае, если сотрудник откажется подписывать уведомление об отпуске. Точно так же можно подтвердить факт ознакомления выплатой отпускных.
Теперь, если сотрудник все же придет на рабочее место во время отпуска, то работодатель может на законных основаниях поставить в табеле учета «ОТ» и, соответственно, не начислять зарплату.
Альтернативой принудительного отправления в отпуск могут стать следующие решения.
Разделение отпуска на части
Иногда работнику не нужен отпуск целиком и сразу. В этом случае сотрудник может «отгулять» обязательные 14 дней, а остальные дни распределить как удобно. Например, взять несколько дней отпуска перед праздничными датами или семейными праздниками.
Иванов И.И. очень не хочет отвлекаться на отпуск из-за важного проекта. Поэтому он решил взять отпуск с выходных и по выходные (с 16 по 31 июля 2022 года). Таким образом, он будет отсутствовать на рабочем месте только 10 рабочих дней, хотя фактически «отгуляет» 16 дней отпуска. И, наоборот, если Иванову потребуется увеличить время отдыха за счет неоплачиваемых выходных, он сможет распределить оставшиеся дни отпуска только на рабочие дни. Такое решение будет уместным, к примеру, при запланированной туристической поездке с большей продолжительностью, чем срок отпуска.
Денежная компенсация
Если сотрудник работает на вредном производстве, то ему положены дополнительные 13 дней к отпуску.
Рассчитываем средний дневной заработок работника по формуле: Фактический заработок за расчетный период ÷ 12 месяцев ÷ 29,3. Последнее число — среднемесячное число календарных дней . В нашем примере у Иванова фактический заработок составил 703200 р. Сумму делим на 12, получается, что среднемесячный заработок составил 58600 р., а средний дневной — 2000 р. (58600 ÷ 29,3 = 2000).
Умножаем количество накопленных дней отпуска (сверх положенных 28 дней) на полученную величину среднего дневного заработка: 13 × 2000 = 26 000 р. Это и есть сумма компенсации.
Чтобы получить деньги, работник должен подать заявление.
Увольнение на один день
Если работник принципиально не хочет уходить в отпуск, либо ситуация не позволяет отпустить сотрудника на отдых, можно договориться об увольнении по соглашению сторон. Работодатель должен оформить все документы и рассчитать необходимые выплаты, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска. В случае увольнения считаются не только накопленные сверх положенного по закону срока, но и обязательные 28 дней.
На следующий день после увольнения сотрудника можно снова нанять на тех же условиях. Ограничений для этого нет.
Совместительство – не выход
Иногда работники работают по совместительству в рамках одной организации. В этом случае возникает соблазн отправить специалиста в отпуск по основной должности, чтобы он продолжал выполнять работу по совместительству. Например:
Иванов И.И. работает программистом по основной специальности, а в свободное время — тестировщиком в той же организации. Согласно ст. 286 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск одновременно по двум должностям. Если Иванов выйдет на работу в период отпуска и начнет выполнять задачи тестировщика, работодатель будет вправе не оплачивать эту деятельность.
Если на второй (неосновной) должности работник отработал менее 6 месяцев, то отпуск ему предоставляют авансом. Если срок отпуска на основной должности больше, чем у работы по совместительству, то работник должен подать заявление о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы на недостающие дни:
По трудовому договору отпуск программистов в компании составляет 30 дней, а у тестировщиков – 28 дней. Иванов И.И. должен написать заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 2 дня (30 дней – 28 дней = 2 дня).
Чем рискует работодатель, если сотрудник не уходит в отпуск?
Работник имеет право «отгулять» отпуск не полностью, а сохраненные дни перенести на следующий год. Однако, если сотрудник два года подряд не уходит в отпуск, работодателю могут выписать штраф. Непредоставление отпуска считается грубым нарушением вне зависимости от того, по чьей инициативе работник продолжает трудиться.
Санкции за нарушение прописаны в ст. 5.27 КоАП РФ:
для руководителей (должностных лиц) — от 1000 до 5000 р.;
для ИП —от 1000 до 5000 р.;
для компаний (юридических лиц) — от 13 000 до до 50 000 р.
Если нарушение зафиксировали в первый раз, оштрафуют по минимуму. За повторное непредставление отпуска суммы штрафов возрастают:
от 10 000 до 20 000 р. или дисквалификация на 1-3 года для руководителей и должностных лиц;
от 10 000 до 20 000 р. для ИП;
от 50 000 до 70 000 рублей для юридических лиц.
Отдельное наказание ждет работодателей, которые вовремя не выплачивают отпускные (напомним, их нужно выплатить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска):
руководители, должностные лица – от 10 000 до 20 000 р.;
ИП – от 1000 до 5000 р.;
юридические лица – от 13 000 до 50 000 р.
При этом штрафы назначаются за каждый подтвержденный факт нарушения:
В ООО «Березка» перенесли сроки отпусков двум работникам без их согласия. Работники подали жалобу в трудовую инспекцию. В результате компания получила два штрафа: 30 000 р. (минимальный штраф за первое нарушение) и 70 000 р. (максимальный штраф за повторное несоблюдение требований ТК РФ).
Помимо штрафов, накопление работником отпускных дней сулит неприятные последствия в будущем: если сотрудник захочет уйти на длительный срок (а он имеет на это полное право), то у компании может появиться большой перерыв в рабочем процессе, который придется закрывать за счет других работников.
К тому же если трудовая инспекция выявит сразу несколько нарушений, связанных с предоставлением отпуска, то компанию могут обязать отправить всех ущемленных в правах работников в отпуск принудительно, в течение месяца. В этом случае проблема кадрового голода лишь усилится.
