Контролируем качество работы внештатных сотрудников

Плюсы и минусы внештатной работы

Уже давно ни для кого не секрет, что выражение «не ходить на службу» вовсе не означает «не зарабатывать». Последнее время увеличивается и число желающих трудиться по свободному графику, и количество организаций, предпочитающих выводить часть персонала за штат. А сейчас, когда все только и говорят о сложной экономической ситуации, стоит особенно внимательно присмотреться к специфике удаленной деятельности.

До середины 1980-х годов в нашей стране надомников было мало, и, как правило, такой труд считался вынужденной мерой. Подавляющее большинство советских граждан находились на службе положенные часы. С приходом нового политического строя изменилось и отношение к фрилансу. Люди научились зарабатывать дома, но это была в основном индивидуальная или предпринимательская деятельность. То есть труд надомников, как правило, был ручным (вязание, шитье и т. п.) либо подразумевал определенную самостоятельность, как у репетиторов, врачей, ведущих частную практику, и др. Но в любом случае они напрямую общались с потребителями своей продукции или услуг. Со временем на вольные хлеба стали переходить журналисты, переводчики, представители творческих профессий. Здесь уже вступила в силу другая схема — фрилансеры выполняли задания не для человека, а для организации. Дальше — больше: теперь все чаще за штат выводят ранее сугубо офисные должности, например менеджеров по рекламе, бухгалтеров, системных администраторов и др. Причина проста: если фирма невелика, ей не по карману профессионал, который станет постоянно присутствовать в компании, а брать кого попало тоже не хочется. Если же пригласить настоящего мастера своего дела, но не заставлять его отсиживать в офисе положенное время, а оплачивать ему лишь выполненное задание, то выгода очевидна для обоих. Специалист одновременно обслуживает несколько организаций и прилично получает, а наниматель экономит.

Продолжает расширяться и перечень профессий, позволяющих заниматься индивидуальной трудовой деятельностью, сейчас сюда добавились представители рабочих специальностей. Скажем, электриков, сантехников можно встретить не только в ЖЭКах — многие из них предпочитают выполнять частные заказы.

В связи с экономическим кризисом люди все чаще стали рассматривать вариант внештатной деятельности. В отдельных компаниях начальство предпочитает переждать сложное время и, вместо того чтобы сокращать служащих, которые ему не по карману, предлагает им уйти в неоплачиваемый отпуск. Это довольно разумно — человек понимает, что, когда ситуация стабилизируется, он снова выйдет на работу, а руководитель не теряет хорошего сотрудника. Однако сидеть без дела в ожидании окончания кризиса никому не хочется. Лучше поискать временную или внештатную работу — это даст возможность сохранить доход, но в то же время не будет связывать обязательствами. Впрочем, и тому, кто пока стабильно трудоустроен, не помешают дополнительные средства. Кроме того, существует множество причин, по которым люди предпочитают выполнять обязанности удаленно, например личные или семейные обстоятельства, особенности характера и мировосприятия и т. п.

И все же, прежде чем принять окончательное решение, необходимо обдумать все плюсы и минусы такого вида деятельности. Но, рассматривая отдельные особенности фриланса, несложно заметить: то, что для одних людей является плюсом, для других, наоборот, минус.

Расписание

Собираясь утром на службу, многие думают о том, что хорошо бы выпить чашечку кофе, позавтракать, посмотреть утренние новости, в общем, провести время в свое удовольствие, а потом уже с хорошим настроением приступать к делам. У фрилансеров такой шанс есть. Главное преимущество удаленной работы — право самостоятельно составлять расписание. Это удобно в первую очередь совам, ведь им трудно рано вставать. Кроме того, есть люди, чьи семейные обстоятельства (например, необходимость ухаживать за детьми или пожилыми родственниками) требуют наличия возможности в любой момент отложить все заботы. Также есть виды деятельности, требующие присутствия вдохновения, а оно, как известно, по расписанию не приходит. Так что есть множество поводов быть заинтересованным в работе, не предполагающей присутствия в офисе, ежедневного подъема по звонку будильника, отсиживания положенных часов и т. п.

Впрочем, свои недостатки есть в любой ситуации. Отсутствие расписания полезно не для каждого человека — не всякий способен распорядиться свободой правильно. Если с момента получения задания до срока его сдачи достаточно большой временной промежуток, немногие сразу возьмутся за его выполнение и будут доводить до конца постепенно. А значит, неизбежны авралы, бессонные ночи, нервозность, спешка и т. п. Даже если вы сами заставляете себя трудиться планомерно, то заказчики могут и не знать о ваших намерениях: то никто ничего не присылает, а то поручения дают все сразу.

Ненормированный день опасен тем, что человек вовсе перестает отдыхать, ведь он понимает: чем больше работы выполнит, тем больше денег получит. И если штатный служащий может рассчитывать на отпуск, то фрилансер сам порой уподобляется жестокому начальнику, который по нескольку лет не дает отпуска своему лучшему (в данном случае единственному) специалисту, заставляя его вкалывать днями и ночами, в праздники и выходные дни.

Внешний вид

Представьте такую картину: заходите вы в офис, а там сидит неумытый и непричесанный сотрудник в пижаме или халате и тапках-зайчиках; в одной руке у него чашка кофе, в другой — горячий бутерброд, а на коленях удобно устроилась кошка. Пожалуй, вы бы сильно удивились. Однако определенная часть весьма квалифицированных и высокооплачиваемых специалистов трудятся приблизительно в таком виде, потому что выполняют свои должностные обязанности дома. У них нет необходимости тратить деньги на костюмы, обувь, сумки, аксессуары. Им не надо носить деловую одежду, стараться принять подобающий вид.

Для кого-то сидеть дома за компьютером в спортивных штанах и удобной футболке — предел мечтаний, но есть люди, которым нравится трудиться в коллективе. Поэтому, если вы не готовы полностью отказаться от выходов в свет, но и строгое расписание вас не устраивает, лучше выбирайте позиции со свободным графиком. Впрочем, тот же бухгалтер, даже если он обслуживает одновременно две-три организации, постоянно находится на виду в каждом из офисов, не говоря уже о налоговой инспекции и банках, где ему частенько доводится бывать.

Социальная жизнь

Адаптироваться в обществе могут и хотят далеко не все, кому-то проще поддерживать контакт с одним-двумя людьми, получать от них задания и сдавать выполненную работу. Никаких коллег, офисных интриг, служебных романов, сплетен и пересудов. Но это не значит, что на дому трудятся лишь изгои, не способные ужиться с коллегами. Напротив, здесь нужна особая коммуникабельность: надо уметь общаться с потенциальными работодателями, а также проницательность — человек, работающий на себя, сталкивается с определенными сложностями, например ему могут попасться заказчики, не желающие выполнять свои финансовые обязательства. В первую очередь фрилансер должен суметь понять, что за люди представляют компанию, с которой он собирается сотрудничать, каковы принципы ее деятельности.

Если же вы принадлежите к числу тех, кому общение необходимо как воздух, то работа вне штата вам противопоказана. Участвовать в жизни коллектива удастся, только полностью посвятив себя ему. Конечно, речь идет не о сплетнях и интригах, а о принадлежности команде. Не каждое подразделение является таким сообществом единомышленников, но если вам повезло, то лишиться возможности трудиться в нем вряд ли захочется.

Рабочая обстановка

Настроение в своем «офисе» вы также выбираете сами: никто не запретит включить музыку, если нравится, или легко избавиться от посторонних звуков, если предпочитаете трудиться в тишине. Как говорится, дома и стены помогают, поэтому привычная обстановка настроит вас на рабочий лад, и вы не будете испытывать дискомфорт. Но кого-то подобная обстановка, напротив, слишком расслабляет. Также есть люди, которым сложно отвлечься от хозяйственных дел, мол, надо постирать, убрать, помыть посуду, приготовить обед — когда уж выполнять обязанности?!

Кроме того, семья часто не воспринимает деятельность фрилансера всерьез, каждый норовит надавать ему заданий больше, чем мачеха Золушке. Нужен очень твердый характер, дабы суметь объяснить близким, что время, которое вы проводите дома, расходуется только на работу.

Экономика

Важнейший вопрос, который волнует тех, кто думает о переходе на удаленную работу, — материальная составляющая. В среднем внештатник получает меньше, чем сотрудник офиса, кроме того, он лишен возможности взять больничный лист, получить оплачиваемый отпуск, социальные льготы и пр. В то же время он сокращает расходы на транспорт, а в настоящее время они составляют внушительные суммы и у тех, кто передвигается на метро, и у тех, кто владеет личным автомобилем. Кроме того, уменьшая количество контактов с людьми, такой человек в меньшей степени подвержен воздействию инфекций. В общем, прежде чем принять окончательное решение, учтите все нюансы.

Кроме того, можно использовать надомную деятельность как дополнительный источник дохода. Кстати, труд необязательно должен быть умственным. В настоящее время очень популярны различные вещи ручной работы — украшения, аксессуары, сувениры и т. п. Разумеется, чтобы этим заниматься, необходим достаточный уровень мастерства, вкуса, фантазии — только тогда изделия будут пользоваться спросом.

Надо сказать, сейчас даже тем, кто никогда особенно не воспринимал всерьез удаленную работу, имеет смысл пересмотреть свое отношение к такому виду деятельности. Главное его преимущество в данный момент состоит в том, что вы можете найти дополнительный источник дохода, не разрывая предыдущих трудовых отношений. А это не только позволит пережить кризисное время, но и принесет ощутимую пользу дальнейшей карьере.

Как руководить внештатными сотрудниками на расстоянии

КАК РУКОВОДИТЬ ВНЕШТАТНЫМИ СОТРУДНИКАМИ НА РАССТОЯНИИ.

Из опыта переводческой компании

Профессиональный уровень сотрудника, его трудоспособность и надежность легко отследить, когда человек работает в штате, когда есть наработанная система управления кадрами. Но как добиться, чтобы сотрудники, которые работают удаленно, выполняли свои обязанности эффективно, как убедиться в их лояльности и ответственности? С этой проблемой сталкиваются очень многие компании, работающие в таких сферах, как программирование, дизайн, букинг артистов, переводы, организации call-центров и т. д. Данная статья предназначена подсказать специалистам по HR, работающим с внештатными сотрудниками, способы отбора профессиональных кадров и контроля качества их работы.

Переводческий бизнес изнутри

С нашей компанией сотрудничает около тысячи переводчиков, редакторов, верстальщиков и дизайнеров, живущих по всей России и за рубежом. Клиентами переводческих компаний являются заботящиеся о своем международном имидже государственные и коммерческие организации, для которых качественный перевод является вопросом первостепенной важности. У компаний, работающих в нефтегазовой, промышленной и других технических отраслях, от корректного перевода зависит безопасность сотрудников. Зачастую один промах может испортить отношения с клиентом, поэтому для нас очень важно, чтобы переводчики могли гарантировать высокий уровень и оперативность выполняемых работ. Отследить этот вопрос среди тысячи внештатных сотрудников бывает непросто.

В переводческой компании ведущим звеном являются менеджеры по работе с клиентами и переводчиками. Функции продвижения выполняют PR-отдел и специалисты по продажам. В их работе также есть своя специфика. Продвигать переводческую компанию нелегко по ряду причин: из-за закрытости российского рынка переводов, практически полного отсутствия специализированных СМИ, объединений и мероприятий, консервативности переводческого сообщества (непонимания специалистами переводческих компаний необходимости и важности инструментов PR) и т. д.

Менеджеры по работе с клиентами курируют проекты и полностью отслеживают качество перевода на всех этапах работы: проверка готового перевода вторым специалистом (редактором), корректура готового перевода. Также в их компетенцию входит составление терминологических баз данных и глоссариев по ранее переведенной документации (при этом достигается максимальное единство терминологии).

В среднем переводческая компания работает более чем с 60 языками мира (английский, немецкий, французский являются основными). Среди них такие редкие языки, как суахили, кхмерский и даргинский. В месяц приходит более трехсот заказов, многие из которых срочные.

Юрист обращает внимание. Виктория Пустозерова, юрист, зам. главного редактора, эксперт журнала «Кадровик»

Могут быть проблемы: с тестами, договорами, штрафами.

Следует обратить внимание руководителей организаций, кадровиков на ряд моментов при отборе переводчиков и оформлении с ними отношений. Прежде всего существуют некоторые риски при раздаче тестовых работ. Следует учитывать, что труд, результаты которого могут быть использованы в коммерческих целях, должен быть оплачен.

В соответствии со ст. 1260 ГК РФ переводчику, а также автору иного производного произведения (обработки, экранизации, аранжировки, инсценировки или другого подобного произведения) принадлежат авторские права соответственно на осуществленные перевод и иную переработку другого (оригинального) произведения. Таким образом, права переводчика на результат его интеллектуального труда охраняются российским законодательством.

Особую опасность представляет использование в качестве теста реальной работы большого объема. Слишком много работодателей недобросовестно ведут себя и присваивают результаты интеллектуального труда, раздавая «тестовые» задания. Работники уже наслышаны об этом и используют различные методы защиты, в т. ч. отправку самому себе по почте копии готовой работы. Конверт приходит и лежит себе нераспечатанный до того момента, когда в суде потребуются доказательства. А когда переводчик, автор обнаруживает свой неоплаченный труд на прилавках магазина, то он обратится в суд и понесет туда нераспечатанный конверт с почтовым штемпелем.

Но в ловушку может угодить и добросовестный работодатель, который собирался оплатить качественную работу. А она оказалась сделана плохо. Работодатель отказывается, отдает текст другому переводчику. Но изначально это же один текст. Это не собственное произведение, не статья, а перевод. И именно в переводе могут обнаружиться совпадения. Вполне возможно, что переводчик все же решит, что работодатель использовал именно его перевод, проведя некоторое редактирование. И обратится в суд. Это не значит, что он выиграет, но придется проводить экспертизу, посещать заседания суда и т. д.

Поэтому лучше всего рассмотреть уже готовые работы переводчика, выполненные им для других заказчиков, а в качестве тестов дать короткие задания, которые требуют небольшого количества времени и, очевидно, не подразумевают оплаты.

Хотелось бы также обратить внимание работодателей на вид договора, заключаемого с переводчиком. По сути деятельности переводчиков имеются правовые основания для заключения не только трудового договора, но и договора подряда, и договора оказания услуг. Желание заключить гражданско-правовой договор с переводчиком как с индивидуальным предпринимателем может вылиться в нарушение как раз трудового законодательства. Предпринимательская деятельность — это деятельность на страх и риск предпринимателя. Разумеется, агентство по переводам хочет, чтобы перевод выполнял конкретный переводчик, которого они уже проверили, вот оно и поставит в договоре с индивидуальным предпринимателем требование о личном оказании услуги. Но если индивидуальный предприниматель нанимает себе постоянных работников, то их работа тоже будет считаться личным выполнением. Так как он отвечает за труд своих работников как работодатель перед контрагентом, с которым заключил гражданско-правовой договор. Можно посоветовать включить в договор условие о том, что кандидатура переводчика, являющегося постоянным работником предпринимателя, на выполнение задания этого агентства должна быть предварительно согласована с агентством, иначе у налоговой инспекции могут возникнуть подозрения, что агентство использует с переводчиком отношения власти — подчинения как с собственным работником, а вот уплачивать за него налоги самостоятельно и предоставлять гарантии по трудовому законодательству не хочет.

Слово «штраф» во взаимоотношениях, которые так тесно стыкуются с трудовыми, лучше не использовать. А если речь все же идет о трудовых правоотношениях, то о нем лучше раз и навсегда забыть. В гражданско-правовых договорах штрафы вполне правомерны, но все же мы бы порекомендовали употреблять слово «неустойка». Ну и рекомендации от заказчиков не входят в число документов, которые имеет право требовать от работника будущий работодатель при заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

Процедура отбора сотрудников

Основным отличием обязанностей HR-менеджера переводческой компании являются управление персоналом на расстоянии. Самой сложной составляющей этого процесса является отбор и поиск профессиональных переводчиков.

Поиск кадров ведется через множество источников (если резюме не выслано переводчиком на e-mail компании самостоятельно), первостепенным среди которых является Интернет. Существует несколько российских и зарубежных сайтов для фрилансеров, которые размещают на них резюме ( free-lance. ru, translatorscafe. com, weblancer. net, proz. com). Зарубежные ресурсы предпочтительнее, потому что на них более подробно раскрываются биография, образование и опыт работы переводчика. Отталкиваясь от одного резюме, трудно понять реальный опыт соискателя. Поэтому в помощь специалисту по кадрам на данных сайтах создана специальная рейтинговая система для фрилансеров. Высокая позиция в рейтинге — это объективный взгляд на его профессионализм. Системы бывают разными, но в основном это своего рода гостевая книга, в которой указываются балл и отзыв от предыдущего или постоянного клиента фрилансера. Подобные системы позволяют понять, насколько надежен соискатель, узнать его сильные и слабые стороны.

Порой специалисту по HR бывает необходимо найти переводчиков с редких языков. Для этого можно обратиться в МИД, посольства других стран или их представительства в Москве, Союз переводчиков России, нанять в качестве подрядчика другое бюро переводов.

После прохождения первичного отбора и телефонного собеседования каждый соискатель должен выполнить несколько тестовых работ для подтверждения своего профессионального уровня. Для этого необходимо заранее подготовить тестовые материалы на нескольких языках и по различным тематикам (от политики до нанотехнологий).

Тестовые задания разрабатываются самой компанией. Точнее, руководство компании заказывает их у опытных и проверенных переводчиков (редакторов), которые работают с компанией с начала ее существования. Тестовые задания состоят из трех тестов на знание языка, причем одно из заданий обязательно делается за час с целью проверки знаний переводчика, а также выяснения, насколько он стрессоустойчив и как может справляться со срочными заказами.

Качество выполненного перевода должен оценивать лишь надежный сотрудник, опыт которого не вызывает сомнений. Несмотря на несколько ступеней проверки, HR-менеджер берет на себя большую ответственность, решая, какой соискатель не подведет компанию в будущем, будет выполнять переводы качественно и в срок.

Если соискатель сочтен надежным и опытным профессионалом, менеджер по кадрам должен отправить ему запрос об условиях дальнейшей работы. Компанию интересуют язык и тематика перевода, а также ставки. Кроме того, запрашивается копия диплома (соискатель обязан иметь диплом о высшем филологическом образовании) и рекомендации от заказчиков (в них должно быть указано качество его работы и насколько оперативно переводчик может выполнить заказ).

После установления договоренностей с переводчиком и в зависимости от результатов тестирования соискатель получает письмо об отказе либо подтверждение о занесении в базу данных компании. Также с ним подписывается гражданско-правовой договор (об оказании услуг), в котором обязательно присутствуют следующие требования: не искажать смысл переводимого, соблюдать конфиденциальность переводимого материала, а также предусмотрены санкции при несоблюдении договора. После подписания сторонами договора результаты тестирования и резюме рассылаются всем менеджерам компании (рис. 1).

Как контролировать работу персонала: эффективные методы и инструменты

Без качественного контроля над выполнением задач добиться хороших результатов практически невозможно. Тем более, когда речь идет о бизнесе. Будь то интернет-магазин или стационарная розничная точка, контролировать работу персонала необходимо одинаково тщательно. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать систему, которая повысит эффективность труда и поможет в достижении поставленных бизнес-целей.

Зачем контролировать персонал?

Персонал – движущая сила компании. Репутация и успешность бренда во многом зависит именно от сотрудников. Важна их квалификация, коммуникационные навыки, креатив, скорость мышления, целеустремленность, стрессоустойчивость, умение разрешать конфликты. Но какими бы талантливыми ни были специалисты, они нуждаются в координации действий. Ее обеспечивает руководство.

Контроль необходим в абсолютно любой сфере, где ставятся какие-либо задачи. Главное условие реализации – систематичность и отсутствие чрезмерности. Лучше всего разработать полноценную систему, ориентированную на выполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).

Схема управления персоналом

Грамотная система наряду с деловым или демократическим стилем управления позволяет:

• повысить эффективность выполнения бизнес-задач;
• выявить и устранить слабые места;
• сформировать благоприятную рабочую атмосферу;
• увеличить производительность каждого сотрудника;
• улучшить репутацию и финансовые показатели компании;
• предвидеть и предотвратить вероятные убытки.

Тотальный контроль и авторитарный режим управления только ухудшат ситуацию, демотивируют персонал и создадут угнетающую обстановку в коллективе, не имеющую ничего общего с продуктивным трудом.

Отсутствие контроля также приводит к серьезным негативным последствиям. Как минимум, это:

• снижение эффективности работы компании и отделов;
• деградация бизнес-процессов;
• несоблюдение договоренностей;
• ухудшение доверия со стороны партнеров и покупателей;
• неспособность выдерживать конкуренцию на рынке.

Суть и виды управленческого контроля

Управленческий контроль подразумевает сравнение текущего положения дел с заранее разработанным идеальным планом, сопровождение и направление бизнес-процессов.

Существует несколько видов управленческого контроля:

1. Предварительный – этап постановки задач.
2. Текущий – координация деятельности по ходу выполнения плана.
3. Итоговый – оценка результатов.

На первом этапе рассчитывается оптимальное количество человеческих и материальных ресурсов, необходимых для выполнения конкретной задачи. Оценивается готовность компании к реализации плана и уровень понимания основных требований среди персонала.

На втором этапе контролируется соблюдение сроков и достижение запланированных показателей. При выявлении отклонений от плана оперативно вносятся нужные корректировки.

Последний шаг – подведение итогов. Достигнутые показатели сравниваются с прогнозами и планами, выполняется анализ обнаруженных проблем.

Виды управленческого контроля

Проблемы могут быть разными – множество пропущенных звонков из-за нехватки операторов, недостаточная выработка менеджеров по причине фиксированной оплаты, не учитывающей разницу в объемах продаж. В таких случаях нужно искать способы устранения недостатков. Например, нанять дополнительного сотрудника для работы в call-центре или ввести гибкую систему оплаты, предусматривающую бонусы за выполнение и перевыполнение плана.

Лучших сотрудников поощряют. Недостаточный уровень профессионализма и эффективности – повод сделать замечание или предупреждение. С сотрудниками, показывающими отрицательную динамику, прощаются.

Преимущества грамотного управленческого контроля для предприятия:

• прогнозируемость результатов;
• дисциплинированность и мотивация сотрудников;
• высокий уровень доверия клиентов и партнеров относительно выполнения обязательств;
• возможность выживать в жесткой конкурентной среде;
• выявление ошибок в рабочих процессах на той стадии, когда они еще не привели к необратимым последствиям;
• достижение стабильных успешных показателей;
• фиксация рабочего времени.

Принципы управления работой сотрудников

Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.

Ключевые показатели эффективности:

• количество – объем нормы, сверхнормативная выработка, дополнительные задачи и поручения;
• качество – отсутствие ошибок и жалоб клиентов, соответствие установленным регламентам, должностным инструкциям;
• сроки – продолжительность выполнения задач (в срок, досрочно, позже положенного времени).

Выполнить поставленные задачи качественно, в рамках заданных сроков и сверхнормативных объемов довольно сложно. Поэтому руководство обычно выделяет приоритетный показатель, учитывая текущий уровень загруженности сотрудников, вес и значимость каждой функции. Иногда применяется усредненная величина оценки, выраженная в процентном соотношении суммы различных KPI.

Характеристики эффективного контроля

Оценочные критерии должны быть объективными, достижимыми и по возможности измеримыми. Проще всего управлять деятельностью менеджеров по продажам. В процессе смотрят на выполнение нормативных объемов, выручку, размеры среднего чека, конверсии. Маркетологов контролируют по количеству привлеченного трафика. Операторов call-центра – по числу клиентов, совершивших покупку после общения с сотрудником.

Для контроля деятельности, не предполагающей достижения определенных показателей, используется не количественная, а качественная оценка.

Помимо основных KPI, оценивается:

• динамика производительности в разных временных периодах;
• стили работы, зоны эффективности и неэффективности отдельных сотрудников;
• разница между работниками и отделами.

Система KPI должна быть простой, понятной и мотивирующей для персонала. Перед внедрением ее нужно тестировать и устранять недочеты. В будущем она станет планкой и будет отображать главные цели для сотрудников компании.

В управлении нельзя допускать таких ошибок:

• неправильное делегирование – размытая постановка функций и целей;
• избыточный, жесткий надзор, порождающий обиды, страх и нерешительность;
• недостаточное количество внимания, обесценивание мелких, но важных дел;
• отсутствие анализа итогов проверок и игнорирование выявленных слабых мест;
• работа без систем поощрения и наказания отличившихся;
• желание руководителя «быть хорошим для всех».

Основные методы контроля

Контролировать персонал необходимо постоянно и открыто, с дополнительной мотивацией и обратной связью между начальником и подчиненным. При этом одновременно с нормированием труда по KPI стоит использовать комплекс информационных, организационных и технических методов.

Планерки и собрания

Банальный, но довольно эффективный метод координации – короткие встречи длительностью до 60 минут. Проводить их можно ежедневно, еженедельно или ежемесячно.

Потенциальная тематика встреч:

• распределение нагрузки и задач;
• мозговые штурмы;
• озвучивание фактического положения дел в компании;
• мотивационные и обучающие беседы;
• подведение итогов отчетного периода по выполнению плана, KPI, отделам и сотрудникам;
• обсуждение проблем и путей их решения.

Планерки проводятся в онлайн или в офлайн режиме.

Услуга «Тайный покупатель»

«Тайный покупатель» — отдельный метод периодического информационного контроля, при котором проверяются выработанные стандарты поведения продающего персонала. Процедуру поручают временно нанятому сотруднику. Он контактирует с продавцами торговой точки или менеджерами интернет-магазина, задает вопросы и делает заказ, руководствуясь выданным техническим заданием.

Критерии оценки в анкете «тайного покупателя»

В процессе заполняются контрольные пункты анкеты:

• коммуникация с покупателем – приветливость, вежливость, заинтересованность сотрудника, корректность;
• профессионализм – ответы на вопросы, предоставление полной информации о товаре, производителе, наличии, способах оплаты и доставки;
• другие качества – оперативность, способность найти выход из конфликтной ситуации.

На основании собранной информации составляется подробный отчет, который помогает принимать соответствующие управленческие решения – премирование, невыплата бонусов, дополнительное обучение, увольнение.

Аудио и видеонаблюдение

С помощью специализированной техники и оборудования организовывают технический контроль. Прежде всего, это аудиозапись разговоров сотрудников и видеонаблюдение.

Видеонаблюдение позволяет отследить, чем занимается персонал в офисе, на складе или в точках самовывоза. Чтобы получить информацию о поведении за длительный период, систему наблюдения подключают к компьютеру. Так можно просмотреть интересующие фрагменты с удаленностью в несколько месяцев, оценить профессиональную активность отдельного работника.

Благодаря аудиозаписям телефонных разговоров выясняется, выполняет ли сотрудник все возложенные на него служебные обязательства:

• приветливость и внимание к позвонившему клиенту;
• предоставление исчерпывающих ответов;
• стремление учесть пожелания покупателя;
• благодарность за проявленный интерес и прочее.

Онлайн-мониторинг

Онлайн-мониторинг предусматривает контроль персонала в режиме реального времени. Используя этот метод, руководство может в любой момент посмотреть в монитор сотрудника и узнать, чем он занимается.

Цели онлайн-мониторинга:

• контроль эффективности использования рабочего времени;
• оперативное наблюдение за сомнительными сотрудниками;
• пресечение нежелательного поведения – просмотра видео, развлекательных сайтов и соцсетей, игры во время работы.

Инструменты для автоматизации контроля

Один из основных факторов успешности управления персоналом – автоматизация контроля. Реализовать ее можно с помощью специальных программ, онлайн-сервисов, систем учета рабочего времени, CRM. Такие решения позволяют добиваться соблюдения установленных правил, обеспечивают продуктивность и подотчетность работников.

Схема учета рабочего времени на предприятии

Выбирать следует вариант, который наиболее соответствует бизнес-задачам компании. Чтобы не переплачивать, нужно приобретать ПО только с необходимыми опциями. Перед покупкой желательно протестировать функционал сервиса, воспользовавшись бесплатным пробным периодом.

На рынке присутствует множество разнообразных инструментов для автоматизации контроля, поддерживающих следующие функции:

• учет рабочего времени;
• анализ показателей эффективности;
• динамика активности каждого сотрудника;
• рейтинг персонала по продуктивности;
• запись и воспроизведение действий за компьютером;
• создание скриншотов экранов персонала;
• блокировка сайтов;
• автоматические уведомления о нарушениях;
• мониторинг заданий;
• автоматическая оплата труда;
• генерация расширенных отчетов;
• отслеживание прогресса по проектам;
• составление рабочих графиков.

Отдельные функции для управления персоналом есть в облачном сервисе «ЕКАМ». В системе формируются детализированные отчеты по дням, проданным позициям и по каждому отдельному сотруднику. Ориентируясь на эти данные, можно выделить и премировать лучших специалистов, отслеживать остатки и списания товара, выявлять причины недостач и предотвращать воровство.

В разделе «Аналитика» ведется учет важных данных по работникам отдела продаж. Информация отображается в разрезе интересующего периода – за предыдущий или текущий день, неделю, месяц.

Доступны такие показатели:

• количество, цена и себестоимость проданных товаров;
• сумма сделок;
• количество продаж;
• прибыль и выручка;
• возвраты.

Начисления и выплаты сотрудникам учитываются в разделе «Финансы».

Качественное управление персоналом предполагает планомерную систематическую работу. В первую очередь, это базовая компетенция руководителя. Руководство компании должно внедрить гибкую систему KPI для разных рабочих процессов, проводить регулярные собрания с обсуждением динамики реализуемых задач, задействовать комплексные методы контроля.

Также стоит использовать вспомогательное ПО и онлайн-сервисы, которые оптимизируют время на проверку, упрощают процесс и дают много дополнительных функций. Автоматизированные системы требуют первоначальных вложений, но обычно такие затраты с лихвой окупаются.

Правильный контроль дает объективное и точное представление о том, насколько качественно персонал выполняет свои служебные обязанности. Эта информация – хорошая отправная точка для улучшения всех показателей деятельности компании в целом.

Читайте также

• Онлайн-касса для интернет-магазинов
• Онлайн-касса для Шоурума и ПВЗ
• Онлайн-касса для курьеров и выездной торговли
• Автоматизация кафе, кофеен и ресторанов быстрого питания
• Онлайн-касса для страховых агентов
• Онлайн-касса для такси и таксопарков

• Контакты
• Доставка и оплата оборудования
• Конфиденциальность данных
• Лицензионный договор
• Условия возврата и приемки оборудования
• Наши партнеры

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — [email protected].

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222