Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника
При участии Юлия Бусыгина
В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Мы подробно рассказали что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также в статье приведены образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.
Ситуация первая: смена фамилии
Начнем с самой распространенной ситуации, которая несмотря на «популярность» постоянно вызывает вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку работника. Однако для внесения изменений нужно основание. Таким основанием будут представленные работником документы, подтверждающие смену фамилии. А вот о том, чтобы работник принес эти документы, стоит позаботиться заранее. Проще всего включить в трудовой договор стандартное условие о том, что сотрудник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре.
В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии, — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их (о том, как это сделать, см. «Как правильно заверить копию документа » ).
Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:
В связи со сменой фамилии после заключения брака (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.
Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому, кто откроет личное дело сотрудника (в том числе проверяющему), будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно проставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.
Важно
Не забудьте сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 07.12.20 № 846п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.
После получения заявления о смене фамилии можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.
Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то нужно инициировать процедуру выпуска новой карточки. Также отметим, что изменение фамилии является основанием для змамены полиса ОМС. Но подать соответствующее заявление должен сам работник. А вот если компания-работодатель заключила в пользу работника договор добровольного медицинского страхования, то именно она должна оформить документы, необходимые для замены полиса ДМС.
Все перечисленные моменты нужно отразить в приказе, который может выглядеть примерно так:
Общество с ограниченной ответственностью «Первый»
В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,
1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).
1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.
1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.
1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).
1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.
1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.
1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.
1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.
1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.
И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.
Внимание!
Смена фамилии или других персональных данных работника не является самостоятельным основанием для сдачи формы СЗВ-ТД. Необходимые данные для внесения изменений в сведения персонифицированного учета Пенсионный фонд возьмет из формы АДВ-2. Соответственно, если работник перешал на электронную трудовую книжку, то работодателю не придется предприниматель специальных действий, чтобы внести в нее изменения, связанные со сменой фамилии. В дальнейшем нужно будет сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД с указанием новой фамилии сотрудника в общем порядке (то есть в тех случаях, когда произойдут какие-либо кадровые события).
Также на основании указанного приказа нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору примерно такого содержания:
Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,
заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):
1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.
2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:
«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 июня 2022 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю , проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону Составить бесплатно
Эксперты Роструда считают, что в рассмотренной ситуации заключать допсоглашение к трудовому договору не обязательно. Новую фамилию сотрудника можно внести непосредственно в текст договора (письмо Роструда от 20.07.21 № ПГ/19821-6-1; см. « Нужно ли составить допсоглашение к трудовому договору, если работник сменил фамилию: ответ Роструда »).
Ситуация вторая: замена паспорта
Следующая ситуация, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, — получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении документа и в других подобных случаях, так и в плановом порядке — при достижении работником 20 или 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше. Однако документов, в которые надо будет внести изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.
Сначала нужно получить у сотрудника заявление примерно такого содержания:
В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.
На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.
Работник поменял фамилию: что делать с трудовым договором
Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в кадровых документах на новую. Разберемся, обязан ли работодатель отражать изменение фамилии в трудовом договоре с работницей и если да, то как это правильно сделать.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника?
Если сотрудница, получив новый паспорт, поменяла фамилию, вносить изменения в трудовой договор необязательно.
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ), в рамках которого работодатель обязуется:
- предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
- обеспечить условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным договором;
- своевременно и полностью платить ему зарплату.
Работник, в свою очередь, обязан:
- выполнять определенную договором трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя;
- соблюдать ПВТР, действующие у работодателя.
В трудовом договоре указывают в т. ч. ФИО работника, а также сведения об удостоверяющем его личность документе. Этот документ (как правило, паспорт) работник представляет работодателю на момент заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Эти данные считаются обязательными сведениями (ст. 57 ТК РФ), но не являются условиями договора. Поэтому изменения в этих сведениях не влекут оформления допсоглашения к трудовому договору.
В то же время работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.
Вносим изменения на основании приказа
Как правило, фамилию меняют при заключении брака. Чтобы внести изменения в трудовой договор, в принципе достаточно паспорта, где указана новая фамилия, и свидетельства о браке. Но не возбраняется получить от работницы заявление и издать приказ.
Порядок внесения изменений в кадровые документы следующий:
- сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
- директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
- кадровики корректирую документы.
Заключаем допсоглашение с работником
После того, как написано заявление и издан приказ, кадровому работнику можно заняться трудовым договором. Дополнительное соглашение с работником об изменении фамилии может выглядеть так:
Подводим итоги
- При смене фамилии работником работодатель вносить соответствующие изменения в заключенный трудовой договор не обязан, но может это сделать в том числе по волеизъявлению сотрудника.
- Если работодатель решил внести изменения в трудовой договор, можно издать приказ и заключить дополнительное соглашение.
Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽
Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:
• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.
Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.
Что делать кадровику, если работник сменил фамилию?
У работников периодически могут меняться персональные данные из-за различных событий в жизни. Например, заключение брака и принятие новой фамилии супруга или, напротив, развод и возвращение прежней фамилии. Иногда граждане могут менять Ф.И.О. и по собственному желанию — такое право предоставляется ст. 58 закона № 143-ФЗ от 15 ноября 1997 года, как только человек становится старше 14 лет. Разберёмся, что делают кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт, Ф.И.О, в какие документы потребуется вносить изменения и какую отчётность придётся сдавать. Узнаем порядок действий работы с кадровыми документами.
Кому сообщается об изменении анкетных данных?
Сотрудник обязан уведомить отдел кадров о смене Ф.И.О. Пока у него не оформлен новый паспорт, работник должен предоставить кадровикам свидетельство из ЗАГС. Позднее, когда он будет получать новый паспорт, его данные также передаются в отдел кадров.
Если сотрудник поменял фамилию, то кадровик вносит изменения во внутренние документы, включая личную карточку и трудовой договор, трудовую книжку, уведомляет ПФР и ФСС.
Перечень документов для внесения изменений
После получения заявления работодателю о смене паспорта, отделу кадров нужно будет предусмотреть изменения в следующих документах:
карточках по НДФЛ и страховым взносам;
личной карточке формы Т-2 — этот документ перестал быть обязательным с 1 сентября 2021 года, но, если работодатель продолжает его оформлять, то потребуется внести изменения при смене работником Ф.И.О.;
табеле учёта рабочего времени;
банковских данных — если компания или ИП участвуют в зарплатном проекте банка, то им же придётся позаботиться о выпуске новой дебетовой карты;
доверенности, выданной на имя сотрудника;
трудовом договоре и трудовой книжке;
полисе добровольного медицинского страхования (ДМС), если такая привилегия предоставляется нанимателем.
Также отделу кадров нужно будет предупредить сотрудника или сотрудницу о том, что им нужно будет самостоятельно поменять полис обязательного медицинского страхования (ОМС).
Потребуется также уведомить ПФР в отчётности по форме АДВ-2. Нужно ли сдавать СЗВ-ТД при смене фамилии сотрудника? Этот вид отчётности будет подаваться в стандартные сроки, но нужно проследить, чтобы сведения, отражённые в СЗВ-ТД, и информация в распоряжении Пенсионного фонда в отношении одного и того же человека совпадали. Отдельное уведомление направляется в ФСС.
Дополнительно подготавливается приказ об изменении паспортных данных конкретного работника. В нём указывается:
у какого сотрудника нужно изменять персональные данные;
до какого срока нужно внести поправки во внутренние документы и уведомить бухгалтерию;
до какой даты нужно проинформировать ПФР и ФСС;
данные документов, на основании которых меняются Ф.И.О.;
подпись генерального директора, кадровика, который будет переоформлять документы, и самого работника.
Образец приказа на смену паспортных данных:
Для быстрого изменения паспортных данных в трудовом договоре, личной карточке Т-2, графике отпусков и других внутренних документах рекомендуется воспользоваться сервисом кадрового электронного документооборота (КЭДО) от СберКорус. С его помощью работники смогут в любое время в пределах дедлайна подписать документы с удобного для них устройства — смартфона, компьютера или даже инфокиоска. Сервис интегрируется с любой учётной системой, которой пользуется работодатель, в том числе 1С.
Изменение фамилии в трудовой книжке
Замена фамилии в трудовой книжке, если она оформлена в электронном виде, происходит автоматически после направления работодателем отчётности в ПФР по форме АДВ-2.
Как поменять фамилию в трудовой книжке, если у сотрудника она всё ещё в бумажной форме?
В титульном листе прежняя фамилия работника зачёркивается одной линией.
Сверху над старой фамилией пишется новая.
В трудовой книжке также даются ссылки на документы, в которых зафиксирована перемена Ф.И.О. — это может быть новый паспорт, свидетельство о браке, свидетельство из ЗАГС.
После внесения изменений ставится печать работодателя, подпись сотрудника отдела кадров или генерального директора.
Поправки в трудовой договор
Как оформить смену фамилии в кадровых документах, в частности, в трудовом договоре? Можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Это более «чистый» вариант внесения изменений.
Как изменить паспортные данные в личной карточке Т-2?
Как и в случае с бумажной трудовой книжкой, изменения в личной карточке Т-2 вносятся путём зачёркивания устаревшей информации и приписывания рядом новых персональных данных. В разделе 10 документа уточняются причины внесённых изменений — заключение или расторжение брака, самостоятельная смена Ф.И.О. или какие-то иные причины. Также нужно сослаться на документ, в котором зафиксированы изменения личных данных гражданина — новый паспорт, свидетельство из ЗАГС или свидетельство о браке.
Обратите внимание! Прежние Ф.И.О. нужно зачеркнуть одной тонкой чертой, чтобы при необходимости можно было прочесть, что в документе было написано ранее.
Отчётность в ПФР и ФСС
Как уже упоминалось выше, в ПФР информацию об изменениях подают по форме АДВ-2. В ФСС нужно подать форму «Сведения о застрахованном лице» с обновлёнными данными. В ПФР рекомендуется направить информацию до того, как будет подаваться отчётность СЗВ-ТД. Направить информацию в ФСС нужно в сжатые сроки — в течение 3 рабочих дней после получения сведений о смене персональных данных (ч. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года).
